Chỉ dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets

Bí quyết tạo bộ lọc trong Google Sheets như thế nào? Siêu đơn giản. Dưới đây là chi tiết bí quyết tạo bộ lọc trên Google Sheet.

Chỉ dẫn chi tiết bí quyết quản lý thông tin trong Google Sheets
  • Google Sheets – Google Trang tính
  • Google Trang tính cho iOS
  • Google Trang tính cho Android

Nhờ có sự phát triển thành của khoa học và phần mềm, hiện ko khó để tính toán 1 khối lượng lớn dữ liệu trong bảng trên máy tính bởi bạn đã có sự trợ giúp từ những công cụ bên thứ cha. Bên cạnh Microsoft Excel, hiện bạn đã có siêu nhiều lựa chọn thay đổi thế khác có chất lượng ko kém mà lại còn miễn chi phí. Nổi bật trong số đấy là Google Sheets.

Về cơ bản, Google Sheets phân phối những tính năng y chang Excel, bao gồm tương trợ chèn số, ngày tháng tự động động, nhập data và bảng tính, căn chỉnh thông tin bên trong, chèn ảnh, hyperlink, thậm chí cả hàm tính thường như tính tổng, nhân chia, thậm chí cả lọc dữ liệu…

Đúng vậy, Google Sheets có tương trợ hàm lọc hay FILTER nhằm giúp người mua xử lý dữ liệu nhanh gọn và chính xác hơn. Bên cạnh ra, dùng Google Sheets, bạn còn ko cần nên cài đặt mà có thể dùng ngay trên trình thông qua internet. Dưới đây là chi tiết bí quyết tạo bộ lọc trong trang tính.

Bộ lọc và trình xem bộ lọc trên Google Sheets có thể giúp bạn phân tách 1 bộ dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể dùng bộ lọc để:

  • Hiện dữ liệu theo bộ lọc nhất định lúc mọi người mở bảng tính.
  • Phân loại dữ liệu sau thời điểm lọc.

Bạn có thể dùng trình xem bộ lọc để:

  • Lưu nhiều bộ lọc.
  • Đặt tên cho bộ lọc.
  • Cho phép nhiều người cùng thấy những cửa sổ xem bộ lọc khác nhau cùng lúc.
  • Chia sẻ bộ lọc có người khác.
  • Tạo 1 bản sao hoặc cửa sổ xem khác có quy tắc tương tự động.
  • Bộ lọc hoặc phân loại bảng tính bạn chưa có quyền chỉnh sửa. Trong trường hợp này, trình xem bộ lọc tạm thời sẽ được tạo.
C ách lọc dữ liệu trong Google Sheets

1. Phân loại dữ liệu trong Google Sheets

Phân loại dữ liệu trong Google Sheets là việc thay đổi đổi thứ tự động dữ liệu trong bảng tính. Lúc nhắc tới phân loại, bạn nên cân nhắc 2 nhân tố chính:

  1. Phân loại dữ liệu dựa trên cột nào? Thí dụ: Phân loại danh sách bán hàng theo tổng số doanh thu.
  2. Phân loại dữ liệu như thế nào? Thí dụ: phân loại dữ liệu bán hàng từ lớn nhất tới bé nhất.

Chìa khóa phân loại chính trên đây là đảm bảo phân loại toàn bộ thông tin trong bảng. Cụ thể, từng hàng trong dữ liệu được xem như 1 “ghi chép” hoặc điểm dữ liệu. Từng hàng chứa 1 điểm dữ liệu, từng hàng có thuộc tính riêng hay bí quyết mô tả dữ liệu đấy.

Thí dụ: Từng hàng trong bảng tính có thể đại diện cho số lượng siêu phẩm đã bán on-line. Tiếp theo, từng cột (thuộc tính) sẽ ghi lại thông tin chính về việc bán hàng như thời kì bán, liên hệ khách hàng và tổng số lượng.

Một ví dụ về cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets
Trong thí dụ này, từng hàng là ứng viên doanh nghiệp đang tuyển dụng, từng cột là 1 thuộc tính mô tả về họ

Lúc sắp xếp dữ liệu, điều quan yếu là nên nhóm chúng đúng bí quyết. Trường hợp chỉ phân loại cột chứa số lượng hàng bán, bạn sẽ có vùng dữ liệu ko trùng khớp, chẳng hạn như 100 USD tiền bán được gán sai tên khách hàng.

Xem Thêm  Lời bài hát Trái đất đẹp nhất lúc có em

Ấy là lí do tại sao phân loại dữ liệu đúng bí quyết vô cùng quan yếu. Dưới đây là 1 vài thí dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn.

Bí quyết phân loại dữ liệu trong Google Sheets

1 trong những nhiệm vụ phân loại thường nhất trong Google Sheets là sắp xếp từ A-Z. Nó luôn giúp việc đọc thông tin dễ hơn, đồng thời đơn giản hóa kiếm tìm theo hàng cụ thể.

Trước lúc khởi đầu phân loại, trước tiên, bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng. Hành động này giảm thiểu khả năng chúng ta vô tình sắp xếp nhầm cột hay chỉ 1 phần dữ liệu.

Sau khoản thời gian đánh dấu toàn bộ dữ liệu, tới tùy thuộc} chọn menu Knowledge > Kind Vary, bạn sẽ thấy như hình chụp màn hình sau:

Phân loại dữ liệu bằng công cụ tiện lợi có sẵn trên Google Sheets

Mặc dầu có sẵn tùy thuộc} chọn sắp xếp từ A-Z hoặc Z-A, việc dùng công cụ tích hợp sẵn trong Google Sheets để phân loại sẽ dễ hơn nhiều. Hình minh họa bên dưới là 1 thí dụ điển hình cho điều đấy. Siêu đơn giản, bạn chỉ cần chọn cột muốn phân loại.

Bên cạnh ra, đảm bảo bạn đang phân loại theo hướng mong muốn. Đối có dữ liệu dạng textual content, bạn có thể sắp xếp theo bảng chữ loại hoặc ngược lại.

Tích vào tùy chọn bạn muốn Google Sheets áp dụng cho vùng lựa chọn
Tích vào tùy thuộc} chọn bạn muốn Google Sheets ứng dụng cho vùng lựa chọn

Sau khoản thời gian làm cho việc đấy, bạn sẽ thấy dữ liệu được tổ chức khoa học và dễ nhìn. Lưu ý, trên hình chụp bên dưới, bài viết phân loại dữ liệu theo tên doanh nghiệp mà ứng viên làm cho việc.

Bảng tính sau khi áp dụng công cụ phân loại của Google Sheets
Bảng tính sau thời điểm ứng dụng công cụ phân loại của Google Sheets

Đây cũng là ý tưởng hay để quản lý dữ liệu lúc bạn tiến hành phân loại. Trường hợp xấu nhất là bạn chỉ sắp xếp 1 cột, trong lúc phần dữ liệu còn lại vẫn nằm nguyên tại chỗ. Thực tế, trên hình trên, cột ID ko còn (1,2,3,4…) theo thứ tự động hiển thị mọi cột dữ liệu được đi lại theo từng bước.

2. Phân loại dữ liệu theo 2 nguyên tắc trên Google Sheets

Buộc phải làm cho gì lúc muốn phân loại thông tin dựa trên 2 danh phần? Thí dụ, sắp xếp dữ liệu viên chức theo cấp độ chú ý & tên doanh nghiệp.

Hãy đánh dấu dữ liệu rồi quay lại menu Knowledge > Kind Vary. Lần này, click on Add one other type column để thêm tiêu chí phân loại dữ liệu thứ 2. Giờ bạn có thể sắp xếp thông tin dựa trên nhiều quy tắc.

Trong menu này, thứ tự động là vấn đề cần chú ý. Hãy nhớ quy tắc trước tiên là “type by”, quy tắc thứ 2 là “then by”. Trên thí dụ bên dưới, bài viết đã thiết lập tiêu chí phân loại mức độ chú ý, tiếp tới là doanh nghiệp. Hầu hết đều theo bảng chữ loại.

Click add another sort column để bổ sung nhiều quy tắc sắp xếp dữ liệu hơn cho bảng tính Google Sheets
Click on add one other type column để bổ sung nhiều quy tắc sắp xếp dữ liệu hơn cho bảng tính Google Sheets

Việc dùng phân loại đa cấp này thực sự quyết định bí quyết dữ liệu hiển thị. Bạn có thể thêm nhiều quy tắc sắp xếp dữ liệu như ý muốn.

Phân loại toàn bộ bảng tính

  1. Trên máy tính, mở 1 bảng tính trong Google Sheets.
  2. Trên phía trên cùng, click on chuột nên vào cột bạn muốn phân loại.
  3. Click on Kind sheet by A lớn Z hoặc Kind sheet Z lớn A.

Phân loại theo màu sắc sắc

  1. Trên máy tính, mở bảng tính trong Google Sheets.
  2. Chọn phạm vi ô bạn muốn.
  3. Click on Knowledge > Create a filter.
  4. Để thấy những tùy thuộc} chọn bộ lọc, đi tới phía trên của phạm vi và click on Filter.
    1. Kind by colour: Chọn textual content hoặc hoặc màu sắc lấp đầy để lọc hay phân loại. Những ô chứa màu sắc bạn chọn để phân loại sẽ đi lại lên phía trên của phạm vi đấy. Bạn có thể phân loại theo những màu sắc định dạng có điều kiện, ko nên màu sắc thay đổi thế.
  5. Để tắt bộ lọc, click on Knowledge > Flip off filter.
Xem Thêm  Lớnán lớp 4 Bài 48: Luyện tập chung Giải Lớnán lớp 4 Kết nối tri thức tập 2 trang 33, 34, 35
Cách filter trong Google Sheets

3. Dùng bộ lọc Google Sheets

Trong lúc phân loại thay đổi đổi trình tự động dữ liệu trên bảng tính, bộ lọc thay đổi đổi thông tin đang hiện trong bảng tính. Dưới đây là bí quyết ứng dụng bộ lọc Google Sheets để thu hẹp dữ liệu lúc xem.

Để khởi đầu thêm bộ lọc, đánh dấu bảng dữ liệu, tiếp tục, tới Knowledge > Create a Filter trên menu Sheets.

Giờ bộ lọc đã được bật, bạn sẽ thấy 1 icon bé trên góc phía trên bên nên tiêu đề. Click on vào biểu tượng đấy, bạn sẽ thấy 1 danh sách những giá trị trong cột đấy trên menu pop-up như sau:

Click vào icon ở tiêu đề cột để chọn dữ liệu muốn Google Sheets thu gọn
Click on vào icon trên tiêu đề cột để chọn dữ liệu muốn Google Sheets thu gọn

Trên cửa sổ pop-up này, chỉ cần tắt hoặc bật tiêu chí bạn muốn dữ liệu đáp ứng. Lúc nhấn OK, bảng tính sẽ được thu hẹp, chỉ hiện dữ liệu thích hợp có quy tắc bộ lọc bạn đã thiết lập trên Google Sheets.

Tương tự động như phân loại, bạn có thể ứng dụng nhiều cấp độ lọc. Trên thí dụ bên dưới, bài viết đã lọc theo cột mức lương – Wage Grade.

Áp dụng bộ lọc hai cấp độ cho bảng tính trên Google Sheets
Vận dụng bộ lọc 2 cấp độ cho bảng tính trên Google Sheets

Đây là thí dụ minh họa hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Sheets lúc quản lý dữ liệu. Bằng bí quyết hài hòa bộ lọc “curiosity” và “wage grade”, bạn đã có 1 danh sách tuyển chọn 2 trong số 100 ứng viên tiềm năng.

Điểm khác biệt quan yếu cần ghi nhớ là việc lọc dữ liệu ko xóa hay loại bỏ chúng. Dữ liệu vẫn thuộc bảng và chỉ đợi hiện lại lúc bạn thay đổi đổi cài đặt bộ lọc.

Tạo, lưu hoặc xóa 1 chế độ xem bộ lọc

Quan yếu: Trường hợp chỉ có quyền xem bảng tính, bạn có thể tạo 1 trình xem bộ lọc tạm thời mà chỉ bạn new có thể dùng. Google Sheets sẽ ko lưu trình xem bộ lọc này.

  1. Trên máy tính, mở 1 bảng tính trên Google Sheets.
  2. Click on Knowledge > Filter views > Create new filter view.
  3. Phân loại & lọc dữ liệu.
  4. Để đóng trình xem bộ lọc của bạn, trên bên nên trên cùng, click on ShutIcon Close.
  5. Trình xem bộ lọc của bạn sẽ tự động động được lưu lại.
  6. Để xóa hoặc xem 1 bộ lọc, trên góc nên trên cùng, click on Choices > Delete hoặc Duplicate.

Mở 1 cửa sổ bộ lọc hiện có

  1. Trên PC, mở 1 bảng tính trong Google Sheets.
  2. Click on Knowledge > Filter views.
  3. Chọn kiểu xem bộ lọc. Bộ lọc của bạn sẽ được ứng dụng cho bảng tính.
  4. Để đóng trình xem bộ lọc, trên bên nên trên cùng, click on Shut.

Lưu 1 bộ lọc dưới dạng Filter View

  1. Trên máy tính, mở 1 bảng tính trong Google Sheets.
  2. Vận dụng 1 bộ lọc.
  3. Click on Knowledge > Filter views > Save as filter view.

Đổi tên trình xem bộ lọc

  1. Trên PC, mở 1 bảng tính trong Google Sheets.
  2. Click on Knowledge > Filter views.
  3. Chọn 1 trình xem bộ lọc.
  4. Trên bên trái phía trên cùng của bảng tính, cạnh Title, click on tên cửa sổ xem bộ lọc và gõ tên new.
  5. Nhấn Enter.
Xem Thêm  Bộ đề thi học okì 1 môn Công nghệ lớp 9 5 2023 - 2024 7 Đề đánh giá cuối okì 1 Công nghệ 9 (Có ma trận, đáp án)

Chia sẻ hoặc gửi 1 hyperlink xem bộ lọc

  1. Trên PC, mở bảng tính trong Google Sheets.
  2. Mở trình xem bộ lọc.
  3. Sao chép URL. Chia sẻ hyperlink xem bộ lọc.

Bí quyết lọc dữ liệu trong Google Sheets trên cell

Phân loại dữ liệu

Bạn có thể phân loại cột của những ô theo bảng chữ loại hoặc số.

  1. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng, mở bảng tính trong app Google Sheets.
  2. Để chọn 1 cột, chạm ký tự động trên phía trên đầu của nó.
  3. Chạm Extra.
  4. Cuộn xuống dưới và chạm SORT A-Z hoặc SORT Z-A. Dữ liệu của bạn sẽ được phân loại.

Lọc dữ liệu

Mẹo: Hiện trình xem bộ lọc chỉ có sẵn trên phiên bản desktop.

Bộ lọc của Google Sheets cho phép bạn ẩn dữ liệu ko muốn hiển thị. Bạn vẫn có thể xem toàn bộ dữ liệu lúc tắt bộ lọc này.

Lọc theo giá trị

  1. Mở 1 bảng tính trong app Google Sheets.
  2. Chạm Extra > Create a filter.
  3. Nhìn vào cột tiêu đề để xem bộ lọc đã được ứng dụng cho bảng tính hay chưa:
    1. Đã ứng dụng bộ lọc
    2. Chưa ứng dụng bộ lọc
  4. Trên phía trên đầu của cột bạn muốn lọc, chạm Filter.
  5. Menu Kind and filter sẽ mở ra.
  6. Chạm Search.
  7. Nhập từ khóa vào thanh kiếm tìm để tìm giá trị hoặc cuộn qua danh sách để thấy giá trị trong cột.
  8. Chạm 1 phần để bỏ tích và lọc nó. Bảng tính sẽ tự động động được replace.
  9. Để chọn mọi những phần, chạm Choose all. Để bỏ chọn mọi, chạm Clear.
  10. Để tắt bộ lọc, chạm Extra > Take away filter.

Hàm FILTER trong Google Sheets cũng giúp bạn lọc dữ liệu dễ dàng. Hàm Google Sheets này lọc và trả về những hàng đáp ứng những tiêu chí cụ thể.

Lúc dùng hàm này, bạn có thể nhận được nhiều kết quả thích hợp. Vì dữ liệu được lọc theo hàm, kết quả sẽ được cập nhật tự động động. Dưới đây là những điều bạn cần biết về hàm Filter trong Google Sheets:

Công thức:

=FILTER(“Vary of values”; “Situation 1”; [“Condition 2”, …])

Trong đấy:

  • Vary of values: Vùng dữ liệu muốn lọc. Nó có thể chứa số hàng hoặc cột bất kỳ.
  • Situations 1,2,3…: Điều kiện lọc dữ liệu

Trường hợp dùng hàm Filter trong Google Sheets, bạn nên chọn cụ thể dữ liệu cần lọc và ít nhất 1 điều kiện cần thiết. Tạo danh sách thả xuống cho điều kiện thử nghiệm sẽ giúp bạn lọc dữ liệu mong muốn dễ hơn bằng bí quyết cập nhật lựa chọn.

Bên cạnh ra, hàm lọc dữ liệu trong Google Sheets sẽ tự động động điền những ký hiệu tiền tệ tương ứng. Bạn có thể thêm 1 công thức và nó sẽ trả về kết quả dựa trên điều kiện trong công thức.

Kỹ càng “thiếu” dữ liệu

Đây là vấn đề mọi người hay suy nghĩ lúc xử lý dữ liệu đã lọc. Khó có thể nói chính xác về điều này. Vì thế, phải chăng nhất, bạn nên để ý tới 2 nhân tố sau:

  1. Biểu tượng bộ lọc trên phía trên cùng của cột.
  2. Số hàng trong Google Sheets trên bên trái.

2 mẹo này đảm bảo bạn sẽ ko bao giờ thiếu dữ liệu trong bảng tính.

Chú ý tới icon bộ lọc trên trên cột F và số hàng trên bên cạnh cùng bên trái bảng tính ko còn theo thứ tự động

Lọc và phân loại là 2 công cụ quan yếu để thu hẹp & tuyển chọn dữ liệu hiệu quả. Hello vọng bài viết sẽ giúp bạn dùng Google Sheets phải chăng hơn.